как правильно оформлять личные дела?

Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию.

Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности:

- Внутренняя опись документов дела;
- Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением) ;
- Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров) ;
- Экземпляр трудового договора с приложениями;
- Если имеется в том необходимость приказ о приеме на работу (копия) ;
- Документы об образовании (копии)
- Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть) ;
- Характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы.

Копии приказов о переводе в личное дело не включают.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника, без документального подтверждения не допускается. Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела учитывают в журнале учета личных дел. Хранение личных дел осуществляется в специальных металлических шкафах.

Хранят только личные дела работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников сдают в конце года на хранение в архив учреждения или межведомственный архив.

Если у вас не гос служба, то ведение личных дел необязательно. Если на предприятии решили вести личных дела, то их ведение должно регулироваться локальными нормативными актами. Т. е. Вы сами определяете как что и где хранить.
Единственный момент - не забывайте про сохранность персональных данных