О графике отпусков

1.утвержден график должен быть не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), следовательно, к середине декабря он уже должен быть составлен. когда конкретно начать его составлять, законом не установлено, это работодатель сам решает. может хоть в ноябре начинать составлять, хоть в июле, хоть в феврале. когда ему удобно, тогда и начнет.
2.не сказано в законе, каким образом работники могут высказывать свои пожелания относительно времени предоставления отпуска. так, что можете хоть по телефону сказать, хоть телеграмму отправить, это ваше дело, как вы уведомлять будете, главное, чтобы до работодателя ваши пожелания дошли. ну, и кроме того, если вы не относитесь к категории работников, которым обязаны предоставлять отпуск в удобное для них время, то ваши пожелания работодатель может и не учитывать.

Зависит от работодателя, обычно осенью: чтобы спрогнозировать отпускные

Гра­фик от­пус­ков — об­ра­зец

Гра­фик от­пус­ков яв­ля­ет­ся до­ку­мен­том, обя­за­тель­ным как для ра­бо­то­да­те­ля, так и для ра­бот­ни­ка. Он утвер­жда­ет­ся не позд­нее чем за две неде­ли до на­ступ­ле­ния года, на ко­то­рый этот гра­фик со­став­ля­ет­ся (ст. 123 ТК РФ), т. е. не позд­нее 17 де­каб­ря. Гра­фик от­пус­ков на 2021 год необ­хо­ди­мо было утвер­дить не позд­нее 17.12.2020
-----------------------
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При под­го­тов­ке гра­фи­ка от­пус­ков на оче­ред­ной ка­лен­дар­ный год в первую оче­редь имеет смысл со­гла­со­вать время от­пус­ка тех ра­бот­ни­ков, ко­то­рые имеют право на него в удоб­ное для них время.

К таким ка­те­го­ри­ям ра­бот­ни­ков, в част­но­сти, от­но­сят­ся:

мужья, чьи жены на­хо­дят­ся в от­пус­ке по бе­ре­мен­но­сти и родам (ст. 123 ТК РФ);
сов­ме­сти­те­ли. Дело в том, что дан­ной ка­те­го­рии ра­бот­ни­ков от­пуск дол­жен быть предо­став­лен в то же время, что и от­пуск по ос­нов­но­му месту ра­бо­ту (ст. 286 ТК РФ);
несо­вер­шен­но­лет­ние ра­бот­ни­ки (ст. 267 ТК РФ);
по­чет­ные до­но­ры Рос­сии (пп. 1 п. 1 ст. 23 Фе­де­раль­но­го за­ко­на от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
су­пру­ги во­ен­но­слу­жа­щих, пла­ни­ру­ю­щие от­пуск од­но­вре­мен­но с су­пру­гом (п. 11 ст. 11 Фе­де­раль­но­го за­ко­на от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
чер­но­быль­цы (п. 5 ст. 14 За­ко­на РФ от 15.05.1991 N 1244-1).
С таких ра­бот­ни­ков лучше со­брать за­яв­ле­ния, в ко­то­рых они ука­жут свои по­же­ла­ния от­но­си­тель­но дат от­пуск. Эти за­яв­ле­ния будут яв­лять­ся под­твер­жде­ни­ем того, что вы дей­стви­тель­но предо­ста­ви­ли дан­ным ра­бот­ни­кам от­пуск в удоб­ное для них время. Но стоит иметь в виду, что впо­след­ствии ра­бот­ник может пе­ре­ду­мать и из­ме­нить же­ла­е­мое время от­пус­ка. В этом слу­чае также имеет смысл за­ру­чить­ся со­от­вет­ству­ю­щим за­яв­ле­ни­ем от ра­бот­ни­ка.