Как понять какой passive ставить?

тут всё происходит также, как и в сходных временах.
* They bring letters every day. = Letters are brought by them everyday. Present simple
She is reading a book. = The book is being read by her. Present Continious

Если нужно прошедшее время, то вместо is|am|are ставим was|were. В будущем - will be
А глагол been используется в participle совершенного вида:
They just have brought this letter. - The letter just have been brought by them.

Делается обычно или находится в процессе делания, вот какая разница, результ или процесс.
To be done -- делается какправило, обычно.
To be being done -- в процессе делания, делаем в данный момент.

Usually the fire is put out rather quickly, but this very house is being extinguished too slowly.

Это тебе нужно уловить разницу между Continuous (Progressive) и Simple (Indefinite) в активном (Active) залоге, а потом проще понять будет в пассивном (Passive).
Если взять две твоих схемы, то в первом случае для говорящего важен результат (что-то сделано) , а во втором - сам процесс (что-то делалось) .
The book is read (Present Indefinite Passive). - Книга прочитана (важен результат, имеющей отношение к настоящему) .
The book is being read (Present Continuous Passive). - Книга читается/Книгу читают (важен процесс).

Cначала выучить времена надо, а потом о пассиве голову ломать. Тогда отпадут все вопросы.