Помогите грамотно ответить...

Копия сертификата, заверяется держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат. Держателем подлинника сертификата является тот, кто указан в графе "СЕРТИФИКАТ ВЫДАН". Любые другие предприятия не имеют права заверять его копии. Иными словами, организации, через которые реализуется продукция (поставщики) не имеют права заверять сертификаты, если они не отражены в сертификате в соответствующей графе - такая копия считается недейстивительной!
Исходя из этого и напишите ответ.

Вам отвечает такой же "специалист", как и вы. Ваш ответ составлен абсолютно правильно. Поэтому ответьте "Надлежащим образом - это значит надлежащим образом по соглашению между нашими организациями". Пусть лучше у них голова болит.
Благодарить за ответ не надо (меня).:)))

возможно Ваш начальник имел ввиду копии заверенные производителем...

По вашему образцу отчётности.

натариально заверинную копию

это словосочетание можно было бы пропустить)

надлежащим образом - это стоит штамп "Копия" вверху, снизу стоит "копия верна" подпись, расшифровка подписи (ген. директор такой-то) и печать организации.

Эти слова можно было бы и опустить. "Заверенные" уже подразумевает, что это не липа. А "надлежащим образом" оскорбляет подателя документов, как будто он мог и не так заверить...

Надлежащим образом- это просьба расплывчатая. Тут надо иметь ввиду, нотариально, юридически заверенные, роспотребнадзором, или еще как.. . Смотря какой товар. Надо было просто написать: "Прошу предоставить заверенные копии сертификатов на поставляемый нам (или, на заказанный нами) товар". А производитель знает что к чему. Либо даст бумагу, что товар не подлежит сертификации.
Удачи в бизнесе,

"надлежащим образом" в данном контексте звучит "как следует"