Вопрос про выдачу денег под отчет.

Как так получилось, что у Вас нет кассы? Касса организации должна вестись, и ИП тоже не исключение.... Если у вас нет кассового аппарата-это дело не меняет. Не стоит путать операционную кассу с кассой организации.. А с сотрудником можно рассчитаться так: он должен составить авансовый отчет, в котором указать сумму стоимости товара, приложить документ, подтверждающий факт оплаты (копию чека, квитанцию и т. д) , по ав. отчет образуется перерасход на сумму товара. Далее Вы можете снять денеж. с р-ва с расчетного счета, указав в цели "хоз. расходы" и выдать перерасход сотруднику, как подотчетные средства. При этом операции по поступлению ден. средств с р/сч, выдача в подотчет должны производиться через кассу организации! Проводки: Д 50 "Касса" К 51 "Расчетный счет"- снятие ден. ср-в с р/сч. , Выдано в п/о Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К 50 "Касса"

сначала надо было выдать деньги сотруднику, а потом посылать его на закупки!

ИФНС часто квалифицирует такое - как закупку у физлица - со всеми вытекающими....

Повторю вам то, на что вы не обратили внимание, а жаль!
Выдача денег должна предшествовать закупке... Поскольку если формально задание на приобретение ценностей сотруднику не давалось, то получается, что работник приобрел материальные ценности по собственной инициативе. То есть для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. Из этого следует, что операцию нужно расценивать как приобретение у работника ценностей по договору купли-продажи.
Тот вариант оформления какой предложила вам Юлия самый распространенный, но, к сожалению, не самый верный. Для перерасхода нужно иметь то, что вы "перерасходовали", а именно аванс. Налоговая прицепится.
А на будущее.. .
Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). И нужен бухгалтер, желательно, грамотный.

Можно возмещение по подотчетным суммам сделать через банк на карточку сотруднику, на которую перечисляете зарплату

При чем тут касса, вы делаете А/о с чеками, а р/о выдаете деньги

Руководитель пишет сначала Распоряжение о том, что такой-то работник имеет право покупать товар для фирмы за счет собственных средств с дальнейшей компенсацией ему расходов. Работник пишет Заявление на имя Руководителя (приложив к нему чек ККТ и накладную) с просьбой возместить затраты. Снимаете с р\счета деньги (хозраходы ) = Это приходный ордер и выдаете работнику =Это Расходный ордер.
Касса в организации =ПКО и РКО + кассовая книга по УНИФИЦИРОВАННЫМ формам
Если хотите выдать "из кассы",сначала в кассу надо деньги внести (ПКО), можно "займ" руководителя" или "займ учредителя"(договор составить) или "возврат подотчета" (если таковые суммы есть)

"Руководитель пишет сначала Распоряжение о том, что такой-то работник имеет право покупать товар для фирмы за счет собственных средств с дальнейшей компенсацией ему расходов. Работник пишет Заявление на имя Руководителя (приложив к нему чек ККТ и накладную) с просьбой возместить затраты", а также с указанием своего лицевого банковского счета. Руководитель ставит свою резолюцию "ПЕРЕЧИСЛИТЬ" и перечисляете. Но в будущем правильнее будет все таки для таких нужд организовать кассу. Все равно без неё не обойтись! Для этого запросите Вашего банка лимит кассы. Да, ещё, правильнее будет, если вы сначала будете давать деньги в подотчет на приобретение хозтоваров, выписывая при этом Расходный кассовый ордер, Затем при авансового отчета списывать с работника эти суммы расхода. Не использованные наличные возвращаются работником в кассу по приходному кассовому ордеру. А если наоборот, возмещение расходов, то могут даже эти суммы НДФЛ обложить с работника.

Что значит нет кассы? Если лимит нулевой, то снимайте с расч. сч. именно ту сумму, на которую сотрудник отчитается по АО и в этот же день закройте кассу. Если не получали в банке чековую книжку, то перегоните сумму на зарпл. карточку ему.