Нужно ли заключать договор аренды с ТС которое находится не собственности ООО

Там есть 3 варианта.
1. Аренда. Путевые листы ведутся. Транспортный налог не платится. Но о суммах выплаченных сотрудникам за аренду вы будете сообщать в Налоговую (ндфл) .
2. Компенсация за использование авто в служебных целях. Если её еще не отменили - то существуют нормативы ( суммы) в зависимости от марки авто. Бумаги никакие не нужны.
3. Компенсация расходов за использование авто в служебных целях. Ведение маршрутных листов, списание ГСМ по нормам + стоимость ремонтов.
Как то так.

Если вы используете а/м в служебных целях, то эта запись прописывается в трудовом договоре с сотрудником и тогда договор аренды можно избежать. Но все равно все путевые листы вам необходимо оформлять, так как вам необходимо подтверждения, что сотрудник ездил по служебным целям, а не по своим.

В Трудовом договоре или в дополнении к трудовому договору прописывается только компенсация за пользование авто в служебных целях это 1200 или 1500, в зависимости от мощьности авто. В этом случае больше ни каких документов оформлять не нужно, но и ГСМ к расходам не принимается и не выдаются деньги на ГСМ, все входит в эти суммы. В вашем случае, т. к. вы выдаете деньги на ГСМ, вы должны заключить договор аренды с экипажем или без. Если без экипажа, то с суммы указаной в договоре нужно будет удержать НДФЛ и по итогам года сдать сведения 2-НДФЛ по этому сотруднику. Если с экипажем, то удерживать нужно будет и НДФЛ и все остальные взносы как с зарплаты, только в догворе нужно прописать суммы отдельно за аренду авто и за услуги водителя. Еще вы обязаны заполнять путевые листы каждый день. Если вы этого делать не будете, то не сможите взять для прибыли расходы на ГСМ. Транспортный налог вы не платите, его будет платить владелец авто, но это все нужно указать в договоре аренды, как и то кто-что возмещает, оплачивает.

Путевые листы что бы списать деньги выданные на ГСМ налог платит владелец ТС договор аренды обязательно