Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки? (если есть ксерокопия)

нет копия трудовой книжки (утерянной) не может являться основанием выдачи дубликата.
Копия может вам помочь и (работнику тоже) вспомнить и правильно отослать запросы в те организации, где трудился работник, указать достоверную информацию и точные даты приема и увольнения работника.
Организации должны выдать справки о периоде работы работника, эти справки должны всегда "сопровождать " трудовую книжку. В необходимых случаях (для пенсионного фонда в том числе) их необходимо предъявить.
Почитайте внимательно Инструкцию.
В основании (гр. 4) необходимо писать номер и дату выдачи справки о периоде работы.

например, по запросам получаем справки о периодах работы работника в различных организациях и делаем следующие записи в трудовой.
Общий стаж до поступления в ООО "прогресс" (ваша организация) составляет __ лет __ месяцев ___ дней
ОАО "Рог"
1. 01.01.2001 принят на должность.... Справка № 23 от 01.03.2011
2. 10.12.2005 Уволен с работы.... Справка № 23 от 01.03.2011

ООО "Липа"
3. 15.12.2005 Принят на должность.... Справка № 15 от 10.03.2011
4. 23.11.2009 Уволен с работы.... Справка № 15 от 10.03.2011

Далее сведения о вашей организации

ООО "Прогресс"
3. 10.12.2009 Принят на должность.... Приказ № 32-лс от 10.12.2009
4. 22.02.2011 Уволен с работы.... Приказ № 15-лс от 22.02.2011
Начальник отдела кадров Иванова подпись печать

Таким образом основанием выдачи дубликата трудовой книжки является надлежащим образом оформленная справка о периоде работы с указанием точных дат приема и увольнения работника, должности, на которой трудился работник, основания выдачи справки (приказы о приеме на работу и увольнении, лицевые счета) . Справка должна быть подписана руководителем и заверена гербовой (основной) печатью предприятия.

основание для внесения данных в дубликат - только справка.