Подскажите как правильно сделать запись в трудовой....(см. внутри)

проверяют и ищут потом в архиве при оформлении на пенсию так что приказ должен быть переписан в трудовую буква в букву

Записи в трудовой книжке, в приказе в штатном расписании должны соответстветствовать Общероссийскому кдассификатору наименований профессий и должностей. Запись об исправлении сделать необходимо. А вот покупать новую трудовую нет необходимости: ведь нет гарантии, что кто-нибудь опять не ошибётся. А Вас есть перспектива вообще доработать до того времени, когда трудовые вовсе отменят!

Все неверные записи трудовой книжке должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее:
В графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью.
В графу 2 вписать дату внесения записи.
В графе 3 указать: «Запись за номером таким-то недействительна» . И только после этого воспроизвести эту запись в правильном варианте.
В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку.

Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи . Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

А почему бы вам не сделать приказ о переводе с помощника начальника отдела на нынешнюю должность. Даже можно задним числом. И внести запись в трудовую книжку. Тогда и старый приказ с записью не будет неправильным и нынешняя должность будет вам назначена по приказу. И все в порядке.

Просто внесите еще одну запись: "В связи с изменениями в штатном расписании должность "Помощник начальника отдела "ХХХ"(обязательно название отдела! ) переименована в "Заместитель начальника отдела ХХХ". И дату переименования и номера приказа о внесении изменений в ШР поставьте как можно раньше.

Достаточно просто правильно внести исправление в трудовую книжку. Отменить запись о переводе и внести правильную. Ваш кадровик должен знать, как сделать это правильно.