С кем согласуются Правила внутреннего трудового распорядка, если организация маленькая и в ней нет отдела кадров?

Если нет представительного органа работников (т. н. профсоюза) , то согласовывать их ни с кем не надо. Достаточно подписи (утверждения) руководителя. Главное, чтобы Правила не противоречили ТК РФ и с ними были ознакомлены работники. Удачи!

Утверждению правил внутреннего трудового распорядка руководителем организации предшествует их предварительное обсуждение с представительным органом работников. В соответствии со ст. 29 ТК РФ интересы работников во время такого обсуждения представляет орган первичной профсоюзной организации.
Если в организации первичная профсоюзная организация отсутствует либо объединяет менее половины ее работников, они на общем собрании (конференции) могут поручить представление своей позиции относительно проекта правил внутреннего трудового распорядка действующей профсоюзной организации или иному представителю.
Ст. 31 ТК РФ предусматривает, что когда работники данного работодателя не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном ТК РФ, представлять интересы всех работников в социальном партнерстве на начальном уровне, на общем собрании (конференции) может быть избран иной представитель (представительный орган) . Необходимыми условиями при этом должны быть избрание представителя (представительного органа) лишь из числа работников, и голосование должно быть тайным.

Правила внутреннего трудового распорядка независимо от численности работников утверждается в порядке статьи 190 ТК РФ - работодателем с учётом мнения представительного органа работников. Смотря кого выберут в состав представительного органа. Может это и будет инспектор отдела кадров - как решит собрание коллектива.

Есть таое понятие трудовое соглашение или договор.