Dura lex не совсем правильно пишет. На все ваши вопросы вы найдете ответы в Жилищном кодексе, скачать который можно на "Консультант плюс".Описывать кодекс смысла нет))), затрону отдельные моменты.
1.Есть вопросы которые решаются простым большенством 1/2,а есть в 2/3.И они все должны присутствовать на собрании, и в подтвержение этому обычно служит документ подтверждающий их регистрацию, перед собранием (часто реестром регистрации называют) .
2.Так же существует кворум, если его нет. то собрание не правомочно. После не состоявшегося общего собрания, через 10 дней можно провести общее собрание методом заочного глосования (обходом квартир)
3.Считаются не голоса собственников, а площади их помещений (квартир, магазинов. офисы.... любых помещений в доме, у которых есть собственник, включая комерческие, если они есть в доме) .
4.К протоколу необходимы листы голосования, по которым можно подсчитать проголосовавших своими площадями собственников и вывести % голосов по отношению к общей площади дома.
Читайте Жилищный кодекс.