Может ли фирма через подотчетное лицо оформлять покупки на Ali-express? Какие подтверждающие документы нужны?

НДФЛ придется платить

вот что есть в консультанте

41.2. Можно ли учесть расходы на программу для ЭВМ, если организация приобрела ее через Интернет (п. 1 ст. 252, пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

В соответствии с пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ расходами признаются затраты по приобретению права на использование программ для ЭВМ по договорам с правообладателями на основании лицензионных соглашений.
В ст. 252 НК РФ предусмотрено, что документально подтвержденными расходами являются затраты, удостоверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России, расходы на приобретение программы для ЭВМ через Интернет учитываются. Их можно подтвердить документами на перечисление вознаграждения, предусмотренного лицензионным соглашением, распечаткой электронного письма, а также фактом предоставления соответствующего права использования программы. В авторской консультации отмечается, что документальным подтверждением оплаты работы, произведенной через Интернет, является выписка банка.
Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596
Разъясняется, что налогоплательщики вправе учесть затраты на приобретение программ для ЭВМ через Интернет. Данные расходы можно подтвердить документами об оплате предусмотренного лицензионным соглашением вознаграждения, а также фактом предоставления соответствующего права использования программы.

Письмо Минфина России от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127
Минфин России разъяснил, что расходы на приобретение программы для ЭВМ через Интернет можно подтвердить документами на перечисление вознаграждения, предусмотренного лицензионным соглашением, а также распечаткой электронного письма, в котором упомянута поставка программы налогоплательщику. При этом данная распечатка должна быть заверена.

Консультация эксперта, 2010
Эксперт отмечает: документ, подтверждающий получение программы для ЭВМ, переданной с помощью сети Интернет, можно получить по электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от исполнителя. Вместе с тем при подтверждении расходов документами, не имеющими личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, могут возникнуть споры с налоговыми органами. Подтвердить оплату работ исполнителя, произведенных через Интернет, можно выпиской банка.

По аналогии, исходя из этого. если вы свои покупки будете использовать в деятельности организации и они именно для этого покупаются, а не для личных нужд физического лица, то подтверждающими документами могут быть выписка с карты оплаты, например. Если же в личных целях, то как и написали выше - помимо всего прочего придется еще и НДФЛ с Вас удержат.