Подскажите, чем регламетируется (закон) утверждение приказа на отпуск?

Возникла проблема. Начальник ОК - очень самолюбивая, недалекая женщина. И произошла такая ситуация: человек написал заявление на отпуск, его подписал начальник этого человека и отправили в ОК и на подпись генеральному. Но началась запарка в работе, и генеральный отменил отпуск. А теперь оказывается, что т.к. приказ подписан финансовым директором, и выданы отпускные - то человек сходил в отпуск. Хотя этот человек даже не подписывал приказ на отпуск - т.е. ему его даже на ознакомление не прислали. И теперь кадровичка доводит до слез нашу секретаршу, которая табелирует наш офис, тем, что, мол, такой-то был в отпуске и ниипет, как говорится. Что делать? Как ей донести, что члоевк не только не был в отпуске, но и с приказом не ознакомлен, а отпускные ему выдали ошибочно?