Реквизиты работника

К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное – нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления – не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы ­аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести ­изменения:
в трудовую книжку;
в книгу учета движения трудовых книжек;
в личную карточку работника (форма № Т-2);
в лицевой счет (форма № Т-54);
в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство ­обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений ­в перечисленные ­документы будут
свидетельство о заключении брака,
паспорт с новыми данными.
По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в пункте 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности, паспорта (см. постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот ­и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.
1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом ­говорится в пункте 26 Постановления № 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 № Ва555, выданного 18.03.2008 г. Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области» .
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника) , а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более, о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы) . В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия

Если при смене паспорта фамилия не менялась, то сделайте новую ксерокопию паспорта для личного дела и внесите исправления в карточку Т-2, а также в вашу электронную базу данных. Если изменившиеся данные содержались в ТД, то нужно заключить доп. соглашение о внесении изменений.

А в связи с чем замена паспорта? По браку или по возрасту?