Как правильно оформить переход на сокращенную рабочую неделю?

Есть два варианта.
Первый вариант: инициатива исходит от работодателя. В этом случае должны быть соблюдены следующие условия:
- есть изменение организационных или технологических условий труда;
- изменение организационных или технологических условий труда может повлечь массовое увольнение работников;
- письменное уведомления работников о введении такого режима не менее чем за ДВА МЕСЯЦА;
- учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- на срок до шести месяцев.
Конкретный режим неполного рабочего времени (продолжительность рабочего дня (смены) с указанием времени начала и окончания работы, продолжительность рабочей недели и т. п.) , а также срок, на который вводится режим неполного рабочего времени, должны быть указаны в уведомлении.
В случае согласия работника работать в указанных условиях – издается приказ.
По истечении срока, указанного в уведомлении и приказе, работник возвращается к нормальному графику работы независимо от того, есть такая возможность или нет.

Второй вариант: инициатива "как бы" исходит от работника. Здесь надо провести беседу с работниками, чтобы они "сами захотели" перейти на режим неполной рабочей недели. Работники пишут заявление, что-то типа такого: прошу установить режим неполной рабочей недели (такой-то и такой-то) с 1 января 2009 года на срок такой-то. Делаются допсоглашения к трудовому договору и приказ о новом режиме. При таком варианте не надо ждать два месяца, можно ввести такой режим хоть на следующий день; срок не ограничен шестью месяцами, он может быть любой; не нужно мнение профсоюза. Этот вариант менее хлопотный, чем первый (главное уговорить работников) , но он и чреват последствиями. Если будут проверки, то проверяющие могут усомниться как это всем сразу понадобилась неполная рабочая неделя.

Главное, чтобы ихние подписи стояли на согласие.

Фактически вы всех должны перевести на частичные ставки. Так что отних от всех нужны заявления и на каждого приказы.