Как правильно оформить отсутствие сотрудника на рабочем месте?

Для ответа на вопрос обратимся к ст. 193 ТК РФ, которой установлен порядок применения дисциплинарных взысканий.
Итак, при обнаружении факта нарушения трудовой дисциплины работодатель должен его зафиксировать. Сделать это можно в форме акта, служебной или докладной записки. Если составляется акт, необходимо дать описание совершенного нарушения, указать дату и место его составления, сведения о свидетелях, которые могут подтвердить нарушение, краткие объяснения работника и подписи свидетелей и работника.
Далее от работника нужно затребовать объяснение совершенного нарушения. Лучше всего сделать это в письменной форме. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, составляется соответствующий акт. Работник может и вовсе отказаться от дачи объяснений своего проступка. В таком случае необходимо составить акт об этом в присутствии не менее двух свидетелей.
Затем руководство принимает решение о применении дисциплинарного взыскания - обычно в виде резолюции на объяснительной работника. Дисциплинарное наказание накладывается приказом. Форма приказа не унифицирована, работодатель самостоятельно ее определяет. Перед подписанием руководителем рекомендуем проект приказа передать юридической службе на визирование, чтобы юристы проверили его на предмет соответствия применяемого взыскания законодательству и соблюдения сроков привлечения к ответственности.
Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Рекомендуем соблюдать приведенный порядок, так как при возникновении трудового спора контролирующие органы в первую очередь проверят правильность процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности

Уважаемая Екатерина! Данный сотрудник кому-то же подчиняется? Вот пусть этот непосредственный начальник и пишет служебную записку на имя работодателя. А тот уже организует проведение служебного расследования для привлечения нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарному взысканию. Но сразу хочу Вас предупредить. Если при поступлении на работу работник не был ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, то он может и заявить: " А я и не знал, что нельзя отсутствовать 2 часа на работе. Знаю, что прогулом является 4 часа и более". И у него появится право обжаловать привлечения его к дисциплинарной ответственности.

Включите себя, типа Вам позвонили и Вы приехали.

И обязательно в табеле поставьте фактическое время работы, то есть на 2часа меньше, это важно.

нет, одного свидетеля недостаточно! Но в Вашем случае есть двое человек : администратор и кассир. Нет такого, что кто-то составил акт, а другой его подписал как свидетель. Акт пишется от группы лиц : "Мы, нижеподписавшиеся, администратор Иванова Елена Ивановна и кассир Сидорова Ольга Сергеевна, составили настоящий акт о том, что контролер торгового зала Федоров Олег Борисович в свой рабочий день 08.09.2013 отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00. Причина отсутствия неизвестна.... В связи с отсутствием.... (расписываете последствия) " а дальше подписи этих двух должностных лиц (администратора и кассира)

Акт об отсутствии на рабочем месте составлять не нужно. Непосредственный начальник отсутствовавшего работника, который обязан контролировать его труд и учитывать его рабочее время, письменно докладывает руководителю организации об отсутствии 2 часа на рабочем месте и просит назначить расследование. На основании назначенного руководителем расследования потребуйте с работника письменные объяснения причин проступка в порядке, определенном Трудовым кодексом РФ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. В случае, если по истечению 2 рабочих дней работник не представит свои письменные объяснения, то составьте акт об отказе от дачи работником письменного объяснения по поводу его отсутствия на рабочем месте. Акт подписывают 3 человека. Возьмите письменные объяснения со свидетелей (кассир и администратор) . Произведите расчет убытков или упущенной выгоды из-за отсутствия работника, либо это должна быть докладная с расчетом от кого-то из специалистов, завязанных у вас на этот вопрос. Приложите копию должностной инструкции работника с его подписью об ознакомлении с ней, аналогично ПВТР тоже с подписью, правильно Людмила Кузнецова сказала. Рабочее время в табеле за этот день поставьте фактически, т. е. на 2 часа меньше. И тогда никакого произвола, вина работника будет доказана.