в каком случае пишется объяснительная записка

Объяснения даются в суде и следователю, а Вы, в лучшем случае, можете дать только ПОЯСНЕНИЯ. Разницу понимаете??? ?
Изучайте ст. 51 Конституции РФ " Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, круг которых определяется федеральным законом".

Надо же как интересно получается: ст 193 ТКРФ, которая предусматривает, что от работника необходимо затребовать письменное объяснение, оказывается противоречит конституции. Объяснительную работник конечно может и не писать, вот только если он совершил какое-либо нарушение трудовой дисциплины, или еще чего, его отказ только усугубит ситуацию. Объяснительная пишется для того, что-бы можно было определить наличие и степень вины в какой-либо ситуации.

Если вы имеете в виду по вопросам трудовых отношений, то объяснительная записка пишется для прояснения конкретной ситуации в виновных действиях работника.
Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка – обязанность запросить у работника объяснения в таком случае прямо возложена на работодателя ст. 193 ТК РФ. При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике-то и нет. В этом случае дисциплинарное взыскание не применяется.

Если НЕОБХОДИМО отобрать у работника ПИСЬМЕННЫЕ объяснения))) )
С предыдущим автором НЕ МОГУ согласиться в части "виновных действиях сотрудника" - вина может быть СОВСЕМ НЕ ЕГО и, на момент отобрания, МОЖЕТ БЫТЬ ВООБЩЕ НЕ УСТАНОВЛЕНА (чья и в чем).