на какой закон, статью нужно операться, по вопросу подшивки документов самими отделами, за которыми закреплены папки?

Имеются инструкции по делопроизводству в разных ведомствах!!! У вас должна быть разработана номенклатура дел. В номенклатуре указано, чей отдел и какие дела имеет.
Или же разработать и ввести в действие приказом по орг-ции
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т. е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти – министерства, службы, агентства – должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют*, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения. http://www.edou.ru/enc/razdel21/index.php?COURSE_ID=4&LESSON_ID=60

И что значит, вопрос подшивки??? А кто за них обязан это делать-то??? Им отписан документ, они его исполнили. Обязаны документально оформить. А как они САМИ докажут, что документ исполнен?
Конечно, если есть канцелярия-делопроизводитель, то основная работа падает на него, но только не в части дел, которые формируются в номенклатуре отделов