Во первых - нужно уведомить работника о Вашем косяке .
Как Вы это сделаете - Ваша ошибка и Вам решать .
Либо просто по телефону, если такой имеется у него, либо заказным письмом, либо придти к нему лично домой и пояснить ситуацию ...
Объяснительную записку Вы кому собираетесь писать то - вышестоящему, да ?
Еще задним числом типа, привлекая вышестоящее руководство в Ваш личный косяк и в вину за этот Ваш косяк - типа они еще тоже виноваты в этом вплоть до уголовной ответственности за растрату, да ?
Типа вышестоящие такие дебилы, что согласятся на это, да, так считаете ?
Здесь уже чисто Ваша личная проблема и Ваша личная вина и за нее нести ответственность Вам лично, как Вы это сделаете решать Вам опять же ...
Можете позвонить, придти, увидеться и пояснить ситуацию ...
Так наверное будет лучше всего - просто обратиться к человеку и пояснить, что Вы такой же человек и можете ошибиться, опечататься и прочее, чем пытаться
фальсифицировать "новый приказ " выставляя тем самым того работника быдлом и ставя себя выше его ...
Может и все противостояние с ее стороны от того, что "деньги можно вернуть только с согласия а она не соглашается" только потому, что Вы к ней не так обращались ...
Попробуйте найти найти с другим человеком общий язык - помогает это вообще то ...