в общем ситуация такая.

Вот вам статья должна вам помочь!
http://www.klerk.ru/buh/articles/45229/

Есть нормы выплат при лесопользовании личного автотранспорта в служебных целях.
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 7

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ
ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 188 ТК РФ работник имеет право на два вида выплат:
компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".
Документальное оформление
Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:
1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем. Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В соглашении должны быть отражены:
вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.) ;
порядок использования имущества;
размер компенсации за использование;
порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д. ;
срок использования имущества;

Наверное на аренду авто, с указанием в нем категорий оплаты услуг (перевозка или реклама продукции, с оплатой бензина) . По карточкам, талонам проездным они Вам отчитываются, и здесь по бензину должны отчитываться, устанавливается экономистом лимит на кол-во бензина на месяц, ( знаю организацию частника, отказались от аренды, просчитали дешевле когда водитель ездит на машине от предприятия).