чтобы выдать трудовую книжку сотруднику в пенсионный фонд, надо ему писать заявление или какую-нибудь расписку?

Согласно пункту 7 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
"О трудовых книжках" работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Значит, у работодателя ( тем более, у кадрового работника) нет права выдавать работнику книжку и получать при этом расписку. Для этого работника работодатель должен сам оформлять сотрудника на пенсию в пенсионном фонде и представлять туда документы работника. Или упомномочить для этого сотрудника кадровой службы соответствующим образом.

В отделе кадров должен остаться документ в какой-то форме с вашей подписью, что вы получили трудовую книжку на руки: либо ваше заявление, либо расписка, либо подпись в журнале

Конкретный порядок временной выдачи трудовых книжек на руки работающим каждый работодатель устанавливает для себя сам. Это бывает и специальный журнал, и бланк, и просто расписка на клочке бумаги. Но грамотный кадровик всегда обезопасит себя таким образом - ведь если работник потеряет или другим способом не возвратит в ОК свою ТР/КН, то вся вина и ответственность в любом случае ляжет на работодателя. Скажу даже больше - некоторые кадровики старой школы добровольно едут вместе с работником в ПРФ, выстаивая там очереди, но ТР/КН не отдают на руки никому! Когда стоит вопрос о ТР/КН работников, эти люди доверяют только себе.

У нас был журнал выдачи трудовых.

да.. . необходимо написать заявление, либо роспись в журнале выдачи трудовых.. . а заверенную копию не возможно предоставить в ПФ???